Menyelesaikan Masalah Email: 3 Jenis Masalah Umum dan Cara Mengatasinya

Sebagai bagian dari kehidupan sehari-hari kita, masalah-masalah kecil sering kali muncul ketika kita berkirim email. Sebelumnya kita sudah membahas tentang pesan yang dikembalikan dan koneksi yang hilang, yang bisa sangat menjengkelkan. Namun, masih ada beberapa masalah lain yang bisa membuat kita merasa tidak nyaman saat mengirim email, dan kita akan membahasnya di bawah ini beserta solusi yang bisa membantu.

Masalah 1: Kamu tidak bisa mengirim email

Meskipun tidak ada masalah koneksi, kadang-kadang kita mencoba mengirim email tetapi email tersebut masih berada di outbox.

Solusi

Biasanya ini adalah masalah software karena kerusakan atau korupsi yang tidak terdeteksi pada satu atau beberapa email. Untuk mengatasi masalah ini, pertama-tama simpan semua email yang belum terkirim sebagai teks. Kemudian simpan ke hard drive komputer atau media penyimpanan cadangan. Setelah semua email disimpan, klik pada "delete" atau "clear" untuk menghapus semua email di outbox. Mulai lagi dengan membersihkan outbox. Salin email yang belum terkirim dari file teks, tempelkan ke dalam email baru, dan kirim kembali.

Masalah 2: Email tidak memiliki lampiran atau lampiran tidak bisa dibuka

Kemampuan untuk mengirim dan menerima lampiran adalah fitur yang sangat berguna dari email. Dibandingkan dengan surat US atau jasa pengiriman ekspres, mengirim dokumen, gambar, atau informasi serupa bisa menghemat waktu dan uang. Namun, lampiran juga bisa menjadi masalah. Menerima email yang mengacu pada lampiran hanya untuk menemukan bahwa tidak ada lampiran adalah sumber kekesalan yang umum.

Solusi

Karena umum bagi pengirim untuk mengatakan adanya lampiran tetapi lupa untuk melampirkan, lebih baik merekomendasikan kepada pengirim untuk mencoba lagi. Bahkan jika hal ini tidak terjadi, permintaan Anda mungkin membuat pengirim mempertimbangkan kembali format lampiran sebelum mentransfer kembali. Jika masalah ini masih berlanjut, mintalah pengirim untuk menempelkan isi lampiran ke dalam email dan mencoba lagi. Ini mungkin menyebabkan masalah pada sistem dan kerusakan yang berkepanjangan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memperbaiki masalah segera setelah terdeteksi dan mencegah kerusakan lebih lanjut.

Jika kamu menerima peringatan bahwa lampiran telah hancur, mungkin anti-virusmu menemukan virus, dan kamu lebih baik tanpa itu. Periksa properti surelmu jika semua lampiran sedang hancur tanpa pandang bulu. Jika ada kotak yang mematikan semua lampiran dicentang, hapus tanda centang itu agar kamu bisa menerima lampiran. Jika kamu menerima komunikasi dari pengirim yang tidak dikenal, atau jika pesan atau lampirannya mencurigakan, hapus tanpa membukanya.

Masalah lain adalah saat kamu melihat bahwa sebuah lampiran telah dikirim tetapi tidak bisa dibuka. Penyebab (dan solusinya) berbeda. Dalam keadaan lain, kesulitan adalah perangkat lunak pengirim tidak sesuai dengan penerima. Seperti lampiran yang hilang, solusi sederhana adalah meminta pengirim menyalin dan mempaste isi lampiran ke dalam surel lanjutan. Meskipun formatnya kacau, kamu bisa memahami substansi konten. Jika kamu perlu memformat ulang isi, kamu bisa menggunakan teknik menyalin dan mempaste sendiri.

Pendekatan lain adalah menyimpan dokumen ke drive kerasmu, lalu jalankan paket perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan dokumen tersebut. Setelah perangkat lunak ini terinstal, komputermu mungkin bisa mengenali dan membuka lampiran. Jika kamu tidak memiliki perangkat lunak yang dibutuhkan di komputermu, kamu mungkin bisa mendapatkannya melalui Internet; ikuti saja instruksi pada layar untuk melanjutkan.

Masalah 3: Anda memiliki jumlah masukan surat yang berlebihan atau tidak bisa mengunduh apa yang Anda miliki.

Jika Anda menerima banyak email, Anda mungkin mengalami beberapa masalah.

Read also

Solusi

Banyak penyedia layanan Internet membatasi jumlah penyimpanan yang tersedia untuk setiap pengguna (meskipun beberapa baru-baru ini meningkatkan batas penyimpanan). Pesan tambahan akan dikembalikan kepada mereka yang mengirimkannya jika batas yang telah ditentukan tercapai (baik karena Anda terlalu lama tanpa mengunduh email Anda, atau karena Anda diterjang oleh hujan SPAM atau virus).

Tentu saja, langkah langsung adalah mengunduh email Anda dan kemudian memilahnya, tetapi mungkin lebih bijak untuk mengakses akun email Anda melalui Web mail. Ini memungkinkan Anda untuk melihat daftar semua pesan dan dengan mudah menghapus yang tidak terlihat relevan. Hasil akhirnya sama, namun jika Anda menggunakan koneksi dial-up, langkah ini dapat menghemat banyak waktu untuk mengunduh. Ini juga memberikan perlindungan virus tambahan bahkan jika Anda memiliki koneksi broadband. Karena Anda menghilangkan pesan dari server ISP sebelum mereka bisa menginfeksi mesin Anda, ini seperti membunuh nyamuk sebelum mereka menggigit Anda - bukan setelah itu.

Mudah untuk mengatur akun Web mail jika Anda belum memilikinya. Cukup pergi ke situs web penyedia layanan, seperti Yahoo (www.yahoo.com) atau Lycos (www.lycos.com), dan mendaftar. Anda juga bisa menggunakan mail2web (www.mail2web.com) atau webmail4free.com tanpa mendaftar. Masukkan alamat email dan kata sandi Anda pada situs web. Anda akan mendapatkan daftar semua email masuk, yang bisa Anda baca dan kemudian unduh atau hapus sesuai keinginan Anda.

Masalah serupa juga dapat diciptakan oleh pesan yang sangat panjang. Lagi-lagi, ini lebih umum terjadi dengan koneksi dial-up, saat pesan besar mungkin membutuhkan waktu yang sangat lama untuk diunduh. Dalam skenario terburuk, Anda mungkin tidak dapat menerima pesan tambahan karena koneksi ke server tempat pesan Anda disimpan terputus saat batas waktu tercapai.

Web mail juga bisa membantu dalam situasi ini. Cukup kunjungi situs pihak ketiga, telusuri daftar pesan di kotak masuk Anda, dan pilih yang paling banyak diterima (kebanyakan program web mail secara otomatis menampilkan ukuran setiap pesan). Jika komunikasi tampak memiliki kemungkinan yang menarik, buka dan bacalah sebelum menghapusnya. Alternatif lain, jika komunikasi jelas merupakan spam atau sesuatu yang tidak Anda minati, Anda bisa menghapusnya tanpa harus membacanya. Pesan masuk Anda yang lain tidak akan diblokir setelah Anda menghapus pesan yang bermasalah.

Jika Anda tidak memiliki Web mail, Anda bisa meminta bantuan kepada Provider Jasa Internet Anda. Kemudian Anda bisa mengunduh komunikasi sisa setelah seorang representatif dukungan pelanggan menghapus pesan yang bermasalah dari sistem ISP.

Ingat bahwa menyimpan terlalu banyak e-mail bisa menjadi masalah organisasi maupun teknis. Luangkan waktu untuk menghapus semua e-mail yang tidak perlu disimpan untuk referensi di masa depan. Membiarkan terlalu banyak pesan berkumpul memakan ruang penyimpanan dan membuat menemukan pesan kritis saat Anda perlu mempertimbangkannya lebih sulit. Buat serangkaian folder untuk komunikasi yang harus disimpan agar mudah ditemukan dan inbox Anda tidak terlalu penuh.